Nu finns ett beslut om att alla medarbetare i Uppsala kommun ska använda OneDrive, en lagringstjänst som ingår i Microsoft Office 365, för lagring av sin personliga information. Genom att flytta den personliga informationen från H: till OneDrive minskar vi kommunens kostnader för fillagring samtidigt som vi skapar förutsättningar för:

• Bättre samverkan och samarbete tack vare enklare fildelning
• Åtkomst till filer utan VPN från alla typer av plattformar (dator, iPad, telefon, etc.)
• Automatisk versionshantering för bättre spårbarhet

Gallring av dina filer på din H:

Ta bort privata filer

I ett första steg ska vi rensa H: från privata filer, till exempel bilder, filmer och dokument, för att frigöra utrymme. Det är inte tillåtet att ha privata bilder och filmer sparade på kommunens filytor. Om du har sparat privata filer på H: under till exempel mapparna Dokument eller Bilder ska du ta bort filerna.

Passa även på att ta bort kopior av sådant som finns sparat någon annanstans, eller som redan sparats i något av kommunens verksamhetssystem.

Töm sedan papperskorgen för att inte filerna ska ligga kvar och belasta kommunens server. Din papperskorg hittar du på ditt skrivbord.

Molntjänsten OneDrive innebär att du lagrar din information externt. Det finns en del du behöver tänka på när du börjar att använda OneDrive.

Du behöver veta att den information som du hanterar i OneDrive är lämplig att lagra i en molntjänst.

Användning av OneDrive

Uppkoppling

Du behöver internettillgång för att kunna använda OneDrive. Men du kan välja att dina filer även lagras lokalt, då hålls de uppdaterade när du får internettillgång.

Användning av mobila enheter

Du når dina dokument även från mobila enheter. 

Delade dokument

Med OneDrive kan du enkelt dela dina dokument med andra. Det är dock så att utdelade filer blir otillgängliga om personen, som har delat ut filerna, avslutar sin anställning i Uppsala kommun. Anledningen är att användarkonto och licens avslutas vilket innebär att personligt lagrad data tas bort även om den kan vara delad med andra.

Data raderas automatiskt

De dokument som du har lagt i papperskorgen raderas automatiskt när papperskorgen töms efter 90 dagar.

Delade datorer

Du kan synkronisera mappar från ditt OneDrive-konto till din dator. Det innebär att de filer och mappar du väljer att synkronisera hamnar så att de blir åtkomliga i utforskaren på din dator som du tidigare är van vid.

Om du använder en delad dator ska du inte använda synkroniseringsfunktionen. Om du gör det kan det hända att datorn blir svår att använda efter en tid eftersom datorns diskutrymme kan bli fullt.

Viktigt att tänka på

Känslig information

Känslig information får inte lagras i molntjänster, ett exempel är känsliga personuppgifter.

Vad som är känslig information beror av konsekvensen för verksamhet och individ om informationen sprids otillbörligt. Information som klassas som sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) får inte heller lagras i molntjänst.

Vad som är känslig information, av den information du hanterar, behöver du ha en förståelse för. Varje verksamhet behöver ha klargjort detta utifrån gällande lagrum och konsekvenser för individ och verksamhet. 

Lagring, registrering och arkivering

I OneDrive samlar du dina arbetsdokument. OneDrive ska inte användas för dokument som ska bevaras. Spara fortsatt gemensamma dokument på G:

Tänk också på att upprättade dokument ofta ska registreras i ett ärendehanterings-system. Detta gäller oavsett om informationen finns på G: eller i OneDrive.

Mer om personuppgifter och GDPR, allmänna handlingar, diarieföring m.m. kan du läsa på sidorna om Informationsförvaltning.

Generella tips

• Flytta helst inte filer med trådlös uppkoppling. Om nätverkskopplingen tappas blir det fel i överföringen så använd en kabelanslutning istället för en trådlös anslutning.
• Innan du börjar överföra en stor mängd data kontrollerar du att datorn är kopplad till en strömkälla så att inte datorn går ner i viloläge.
• Undvik att använda internetanslutningen för andra aktiviteter när du överför en stor mängd data.
• Flytta några mappar i taget, inte alla på en gång.
• Kontrollera att filerna kommit fram.
• När flytten är klar så tar du bort eventuellt kvarvarande kopior på din H: så du inte dubbellagrar.

Kom igång med gallring och rensning

• Skapa tre mappar på din H:, en Kastas, en OneDrive och en Känsligt/arbetsmaterial. Flytta bara eget material och är du osäker så låt det ligga kvar och fråga din OneDrive coach. Eventuella systemfiler och mappar ska EJ flyttas.
• Följande mappar ska ligga kvar på din dator och inte flyttas till din OneDrive.

• Börja dra in dina filer i någon av de tre mapparna du har skapat så att du till sist bara har dessa tre mappar så är det enklare sen med flytten och kastas-mappen är bara att ta bort.
• Det går bra att flytta fil för fil men har man mycket som ska flyttas till OneDrive kan man flytta hela mappstrukturer. Ta inte för många mappar i taget.

Sådan information som inte är känslig men som man ändå vill dela med andra kan flyttas in till sin egna OneDrive och delas ut till berörda (tänk på att den är personlig och försvinner om man slutar)

• Man kan fortsätta att använda sin H: för känslig information men den ska inte överstiga mer än 512MB. Det är ofta bilder som tar plats men många dokument ryms.
• Har du material som man är osäker på om den är känslig eller inte så ta kontakt med din chef för bedömning.

Hur vet jag hur mycket jag har på min H:?

Så här gör du för att se hur mycket du har på din H:.

Börja med att klicka på appsymbolen för att öppna Utforskaren och följ instruktionen nedan.

Logga in på Office 365 portalen

Om du redan använder din OneDrive så kan du hoppa vidare till avsnittet Strukturera upp din OneDrive.

1. Gå in på Insidan och klicka på Office 365-portalen under Mina system som du hittar till höger på Insidan.

2. Har du inte den genvägen där så klickar du på Lägg till/ändra länkar och klickar i Office 365-portalen så läggs den som en genväg under Mina system.

Kommer du inte åt Mina system på Insidan så kan du också surfa in på portal.office.com och logga in den vägen.

Går du via Insidan och klickar på Office 365-portalen så ska du komma in direkt. Om du inte är på din arbetsplats, ej VPN uppkopplad eller på annan dator så behöver du logga in.

När du loggar in använder du dig av din e-postadress och ditt lösenord som du har när du loggar in på din dator.

Hitta till din OneDrive i Office 365 portalen

När du är inloggad med ditt Microsoftkonto har du tillgång till alla appar i ditt konto och dessa ser du på vänster sida som små ikoner.

Klickar du på sen på sk. ”våfflan” högst uppe till vänster så ser du dina appar.

Saknar du någon app i denna vy så kan du klicka på Alla appar så ser du alla.

Din OneDrive

Du är nu inne i din OneDrive.

Strukturera upp din OneDrive

Du kan nu börja skapa den struktur du vill ha på din filyta i din OneDrive. Skapa gärna mappar och din struktur innan du börjar att flytta dina filer från din H:

Skapa ny mapp gör du genom att klicka på + Nytt och väljer mapp.

Importera filer genom Ladda upp

Markera den mapp där du vill att filen ska ligga och klicka på Ladda upp, välj om det är filer eller en hel mapp du ska ladda upp.

Markera de filer alt mappen du vill ladda upp från din H: och klicka på Öppna alt. Välj mapp.

Du ser ett meddelande uppe till höger på skärmen som talar om att filen håller på att laddas upp och du får också ett meddelande när filen har laddats upp.

Tänk på!

• Flytta helst inte filer med trådlös uppkoppling. Om nätverkskopplingen tappas blir det fel i överföringen så använd en kabelanslutning istället för en trådlös anslutning.
• Innan du börjar överföra en stor mängd data kontrollerar du att datorn är kopplad till en strömkälla så att inte datorn går ner i viloläge.
• Undvik att använda internetanslutningen för andra aktiviteter när du överför en stor mängd data.
• Flytta några mappar i taget, inte alla på en gång.
• Kontrollera att filerna kommit fram.
• När flytten är klar så tar du bort eventuellt kvarvarande kopior på din H: så du inte dubbellagrar.

Importera filer genom klicka-och-dra dra filer direkt till din OneDrive.

Du kan också klicka-och-dra in dina filer direkt från din H: till OneDrive i webbläsaren.

Öppna din H: i utforskaren och öppna din OneDrive i Office 365-portalen och lägg dom bredvid varandra alternativt på en varsin skärm.

Klicka in dig i OneDrive där du vill importera din fil.

Dra in de markerade filerna från din H: till din OneDrive, släpp dina filer i den yta/mapp du vill ha dina filer så importeras den till din OneDrive.

Tänk på!

• Flytta helst inte filer med trådlös uppkoppling. Om nätverkskopplingen tappas blir det fel i överföringen så använd en kabelanslutning istället för en trådlös anslutning.
• Innan du börjar överföra en stor mängd data kontrollerar du att datorn är kopplad till en strömkälla så att inte datorn går ner i viloläge.
• Undvik att använda internetanslutningen för andra aktiviteter när du överför en stor mängd data.
• Flytta några mappar i taget, inte alla på en gång.
• Kontrollera att filerna kommit fram.
• När flytten är klar så tar du bort eventuellt kvarvarande kopior på din H: så du inte dubbellagrar.

Glöm inte att ta bort dokumentet på din H-disk när du gjort överflyttningen då filen/filerna bara kopieras.

Synkronisering

Du kan synkronisera mappar från ditt OneDrive-konto till din dator. Det innebär att de filer och mappar du väljer att synkronisera hamnar så att de blir åtkomliga i utforskaren på din dator som du tidigare är van vid.

OBSERVERA:

Om du använder en delad dator ska du inte använda synkroniseringsfunktionen. Om du gör det kan det hända att datorn blir svår att använda efter en tid eftersom datorns diskutrymme kan bli fullt.

Synkroniseringsfunktionen bör redan vara installerad om du använder Windows 10.

För att läsa mer om synkronisering hittar du en artikel i Guide & Tips:
Guide & Tips - 10. Synkronisera OneDrive till dator (comaround.com)